La verdadera transformación digital no consiste en incorporar más tecnología, sino en conseguir que la tecnología trabaje para la empresa.
Hay costes que aparecen claramente en una cuenta de resultados y otros que permanecen ocultos. Son los costes invisibles de las empresas: tiempo dedicado a buscar información, datos que se introducen varias veces, tareas repetitivas, errores humanos, procesos que dependen de una persona o decisiones que se retrasan porque la información no está disponible cuando se necesita.
Individualmente parecen pequeños. Pero acumulados durante meses o años, pueden representar una pérdida importante de eficiencia.
Una empresa puede estar rodeada de tecnología y, sin embargo, continuar trabajando de una manera extraordinariamente manual.
Porque digitalizar no significa simplemente sustituir el papel por un archivo digital o una carpeta por un Excel. Podemos haber digitalizado el soporte donde hacemos la entrada de datos, pero no haber digitalizado la inteligencia del proceso. Y esta diferencia es mucho más importante de lo que a simple vista parece.
El verdadero valor aparece cuando la información que generamos puede trabajar para nosotros: cuando un dato se introduce una sola vez, cuando una acción desencadena automáticamente la siguiente, cuando una incidencia permite hacerle un seguimiento, cuando los registros se convierten en indicadores y cuando un responsable puede tomar decisiones con información en lugar de tener que reconstruirla.
El objetivo de digitalizar no debe ser registrar más información, sino poder hacer más con la información que ya se genera.
El problema del software estándar
Y aquí surge una cuestión fundamental: el software estándar es una magnífica solución para muchas necesidades. Pero cada empresa tiene su propia realidad, sus procesos, sus particularidades y su manera de trabajar. Cuando una herramienta no encaja completamente, aparecen Excels auxiliares, correos, documentos paralelos y tareas manuales que acaban formando parte del proceso sin que nadie se cuestione por qué.
Quizás la perspectiva debería ser otra. Primero está el proceso, después la tecnología que debe ayudar a mejorarlo. Y, desde esta perspectiva, la pregunta también cambia: ¿y si diseñáramos la herramienta alrededor del proceso, en lugar de adaptar el proceso a la herramienta?
Se trata de entender cómo funciona una organización, identificar dónde pierde tiempo, dónde se pueden producir errores y qué información necesita para gestionar mejor; en definitiva, conseguir que lo que antes requería esfuerzo deje de requerirlo.
No es solo para grandes empresas
Durante mucho tiempo se ha asociado este tipo de soluciones a las grandes empresas. Sin embargo, cada vez son más las pymes e incluso microempresas que están descubriendo que una herramienta adaptada a un proceso concreto puede ayudarles a ahorrar tiempo, reducir errores, trabajar con más control y disponer de información que antes era difícil de obtener.
La transformación digital no debería medirse por el número de aplicaciones que utiliza una empresa, ni por la cantidad de información que almacena. Debería medirse por algo mucho más sencillo: ¿cuánto ha mejorado su manera de trabajar?
Cuando la tecnología cumple su función
En definitiva, cuando la información fluye, cuando los errores se reducen, cuando una persona deja de dedicar tiempo a tareas repetitivas y cuando un responsable puede decidir con información y no con intuiciones, entonces la tecnología está cumpliendo su verdadera función.
Es por eso que la próxima conversación sobre digitalización de una empresa quizás no debería empezar hablando de aplicaciones, funcionalidades o plataformas. Debería empezar mirando hacia adentro. Observando cómo se trabaja. Detectando dónde se pierde tiempo. Identificando qué información se genera y qué hacemos con ella. Preguntándonos qué tareas siguen dependiendo de procesos manuales simplemente porque siempre se han hecho así.
Pero sobre todo: ¿cuánto valor podríamos generar para nuestra empresa si diseñáramos nuestros procesos para que aquello que no necesita nuestra atención dejara de requerirla?